Die Aladin gGmbH ist eine Organisation, die sich mit sozialen und integrativen Projekten in Hamburg engagiert. Seit 1997 berät und unterstützt sie Hamburger Kinder, Jugendliche und ihre Familien in Krisensituationen und bei Erziehungsproblemen. wellengang hamburg ist dabei ein spendenfinanziertes Angebot für Kinder psychisch erkrankter Eltern. Im Rahmen der allgemeinen (präventiven) Aufklärungsarbeit in diesem Themenbereich und um ihre Arbeit sichtbar zu machen, wird unter anderem ein Instagram Kanal gepflegt. Da sich das Team für diesen Workflow mit verschiedenen Mitgliedern, Zuständigkeiten und Freigaben einen reibungsloseren Ablauf wünschte, freute es sich über die Unterstützung durch die Expert*innen vom EDIH.SH im Bereich der Prozessoptimierung.
Eine Social-Media-Präsenz ist für viele Unternehmen heutzutage unverzichtbar. Häufig wird sie jedoch zusätzlich zum eigentlichen Aufgabenbereich betreut, was zu Herausforderungen führen kann. So erging es auch dem Team von Aladin. Zwar war klar, wer das Instagram-Profil bespielte und pflegte und wer für die entsprechenden grafischen Aufgaben zuständig war, doch da Ideen für Beiträge von allen erwünscht, inhaltliche Feinabstimmungen insbesondere in sensiblen Fachbereichen unerlässlich sowie die Freigabe aller Entscheidungsträger notwendig waren, entstand eine lange Abstimmungskette. Das Team arbeitete zudem nicht nur an unterschiedlichen Standorten, sondern teilweise auch zu unterschiedlichen Zeiten. Die bisherige Abstimmung erfolgte ausschließlich per E-Mail mit allen beteiligten Personen als Adressaten. Antworten trafen verzögert oder gar nicht ein, da sich nicht jeder angesprochen fühlte, was zu unnötig langen Kommunikationsschleifen und einer regelrechten E-Mail-Flut führte. Verständlich, dass sich das Team mehr Klarheit und bessere Abläufe wünschte.
Medina Dzumaeva, Expertin vom EDIH.SH, unterstützte das Team dabei, den Prozess zu analysieren und zu visualisieren: "Bereits das Zusammenkommen und gemeinsame Aufnehmen des Prozesses hat zu einer besseren Kommunikation geführt. Das Problem lag nicht in der Qualität des Social-Media-Auftritts, sondern in der mühsamen Umsetzung." In mehreren Treffen wurde der Prozess genau veranschaulicht und die problematischen Punkte gemeinsam mit den Expert*innen identifiziert:
"Hat man dann einmal alles vor Augen und sieht die Schleifen und Problempunkte auf einen Blick, fällt es viel leichter, in die Modellierung zu gehen, Unnötiges zu streichen und Zuständigkeiten klar festzulegen", erinnert sich Hendrik van Kempen von der Aladin gGmbH, "Es war nötig und wertvoll sich einmal gemeinsam moderiert Zeit zu nehmen!". Schnell wurde klar, dass ein regelmäßiges Team-Update eingeführt und auch wahrgenommen werden musste. Auch die Überlegung, ein Tool anstelle des zeitaufwendigen E-Mail-Verkehrs zu nutzen, stand bald im Raum. Mit Unterstützung der Expert*innen wurde ein passendes, kostenloses Tool ausgewählt und getestet. Zwar ist auch eine E-Mail-Kommunikation in diesem Prozess eine Möglichkeit, allerdings nur strukturiert, mit gezielten Adressaten und klaren CC-Regeln. "Für viele Personen, die an unterschiedlichen Orten und zu verschiedenen Zeiten arbeiten, war ein Tool naheliegender, das jederzeit allen eine übersichtliche Darstellung des aktuellen Stands bietet. E-Mails sind allein durch ihre Kommunikationsform bereits zeitintensiver", erklärt Medina Dzumaeva. Im Fall von Aladin entwickelte sich die Nutzung des Tools zum regelrechten Gamechanger, da es viele der vorher identifizierten Problempunkte beseitigen konnte.
„Die deutliche Entlastung des E-Mail-Postfachs macht sichtbar, welchen Effekt der optimierte Prozess hat. Doch auch die Zufriedenheit aller Beteiligten ist spürbar, da der Weg zum fertigen Post mittlerweile keinerlei Schleifen mehr enthält und das Team viel effizienter zum Ziel kommt. Schätzungsweise sparen wir nun ein Drittel der vorherigen Zeit bei jeder Veröffentlichung ein!", berichtet Hendrik van Kempen begeistert. Die Auseinandersetzung mit der Thematik hatte jedoch noch weitere positive Auswirkungen. Es wird in Erwägung gezogen, eine studentische Unterstützung für den Social Media Bereich hinzuzuziehen, die in den optimierten Prozess nun viel einfacher integriert werden kann und zusätzliche Möglichkeiten für diesen wichtigen Bereich der Außenwahrnehmung beisteuern kann.
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