Die PFIFF gGmbH – Fachdienst für Familien in Hamburg (www.pfiff-hamburg.de) berät und begleitet seit über 34 Jahren Familien, Pflegefamilien und Pat:innen für Kinder psychisch kranker Eltern. Gemeinsam mit den EDIH.SH Expertinnen aus dem Bereich der Prozessoptimierung hat sich das Team die eigenen Strukturen am Beispiel ihres Teammeetings angeschaut. Ein etablierter Prozess, der inhaltlich gut routiniert ablief. Verbesserungspotential lag vorrangig woanders:
Sichtbarkeit herstellen
Vom ersten Aufschließen des Raumes über die Gesprächsleitung bis zur Dokumentation – das dezentral arbeitende Team kommt alle 2 Wochen zum Teammeeting zusammen und visualisierte in einem gemeinsamen Workshop, was das für jeden einzelnen bedeutet. Auf einmal wurden die unsichtbaren Aufgaben sichtbar gemacht und thematisiert. Zum einen drehte sich hier viel um die Vor- und Nachbereitung des Raumes inklusive Kaffeekochen und Wegräumen von Geschirr nach dem Meeting. Scheinbar banal - aber auf Dauer ein vermeidbares Ärgernis und ein Thema der Wertschätzung. Zum anderen ging es um das bereits rotierende Protokollerstellen. Dies wurde handschriftlich und ohne genauen Konsens über die Gestaltung erstellt, im Nachgang abgetippt und allen zur Verfügung gestellt.
„Es ist einem oft gar nicht bewusst, wie viele Aufgaben im Hintergrund bei einer Sitzung anfallen, irgendwann einmal von jemandem übernommen wurden und einfach automatisch von immer der gleichen Person weiter erledigt werden.“ - Sorina Miers, Geschäftsführerin
Fairness und Wandel
Schon im Workshop begann das Team konkrete Lösungen zu entwickeln: Anstatt, dass immer dieselben Personen Vorbereitung und Nachbereitung übernehmen, wird der Raum nun gemeinsam vorbereitet. Es wurde einmal festgelegt und kommuniziert, dass es sich beim Protokoll um ein Ergebnisprotokoll handeln soll und entschieden, dass zukünftig direkt am Laptop mitgeschrieben wird. Entsprechend veränderte sich der Prozess, ein Laptop musste verfügbar gemacht, der Zugang dazu gewährleistet werden. Aber vor allem wurde gemeinsam gesichtet, geordnet und Platz für Veränderungen geschaffen:
„Wichtig war: Es geht nicht darum, wer wie viel macht, sondern darum, Prozesse bewusst zu machen – sodass Kommunikation, Sichtbarkeit und Veränderungen stattfinden.“ - Nathalie Mohs, EDIH.SH
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EDIH.SH wird gefördert aus dem Landesprogramm Wirtschaft 2021-2027 mit Mitteln des Europäischen Fonds für regionale Entwicklung.
