RPA als smarte Lösung für komplizierte Kostenverwaltung

E-Firmenwagen von Meifort werden intelligent verwaltet

Tradition und Innovation – Hand in Hand

Ein traditionsreiches Familienunternehmen in sechster Generation, ein sympathischer Ausbildungsbetrieb, fünf Standorte, 130 Mitarbeitende und 163 Jahre Unternehmensgeschichte – das ist die Meifort GmbH & Co. KG in Schleswig-Holstein: „Bei uns geht es nicht nur um den Vertrieb von Landmaschinen, sondern besonders in den letzten 20 Jahren immer stärker um die Serviceleistungen, sei es die Ersatzteilversorgung oder insbesondere um die Werkstattleistungen.“, berichtet Jonathan Ebken, IT-Projektmanager und Mitglied der jüngsten mitwirkenden Generation der Gründerfamilie. Wer über so eine lange Zeit dem Weltgeschehen, dem Wandel und den Krisen erfolgreich getrotzt hat, weiß was es heißt, mit Fortschritt, Innovationen und neuen Technologien Schritt zu halten. Das gilt auch für den Bereich Nachhaltigkeit. Ein konsequenter Schritt in diese Richtung war die Einführung von Elektrofahrzeugen und der Aufbau von Ladeinfrastrukturen an allen Standorten. „Einige unserer Dienstwagen auf E-Fahrzeuge umzustellen, passte perfekt zu unserer Photovoltaikanlage auf dem Dach“, erklärt Ebken. Ein logischer Schritt mit ungeahnten Herausforderungen für Hintergrundprozesse wie Abrechnung, Verbuchung und Steuernachweise.

Unser Vorgehen

Austausch
Analyse
Bot-Implementierung
Automatisierung

Ein Schritt nach vorne, zwei zurück?!

Seit drei Jahren setzt Meifort auf E-Fahrzeuge, doch die Verwaltung der Ladekosten wurde zu einem Problem. Unterschiedliche Datenquellen und unhandliche Dateiformate sorgten dafür, dass es kaum möglich war, den jeweiligen Fahrzeugen die exakten Kosten zuzuordnen. „Die unternehmenseigene Ladeinfrastruktur variiert zwischen den Standorten und auch das öffentlichen Ladenetz läuft wieder unter abweichenden Konditionen“, berichtet Jonathan Ebken. Die exakten Kosten der einzelnen E-Fahrzeuge konnten unter diesen Voraussetzungen nur geschätzt werden. Dazu kam ein erheblichem Personalaufwand für eine aufwendige und ungenaue Aufgabe, die weder effizient noch nachhaltig war. „Ein unbefriedigender Zustand, wenn man bedenkt, dass man sich mit diesem Schritt mehr Kosteneffizienz und Nachhaltigkeit, nicht aber ungeahnte Aufwände ins Unternehmen holen wollte.“, bestätigt Jonathan Ebken. Nicht nur die Notwendigkeit konkreter Zahlen für Abrechnung und Buchhaltung, sondern auch der Wunsch nach Transparenz waren ein weiterer Anrieb auf der Suche nach einer praktikablen Lösung.

Was manuell ineffizient ist, meistert ein Bot mühelos

Eine solche zunächst unscheinbare Herausforderung durch datenbasierte Prozesse schreit förmlich nach einer Automatisierung. Hier kam die Expertise von Dennis Krause vom EDIH.SH ins Spiel. Nach einem kurzen Austausch war klar: Ein Robotic Process Automation (RPA) Bot könnte die unterschiedlichen Datenquellen und Formate zusammenführen und automatisch verarbeiten. „Das sind letztendlich einfach nur Daten, die sich sehr gut für eine automatisierte Verarbeitung eignen. Man muss nur wissen, wie die Formate umgerechnet und zugeordnet werden müssen“, so Dennis Krause. Der Bot wurde entwickelt, um genau das zu tun: Die unterschiedlichen Lade- und Abrechnungsdaten schnell und präzise zusammenzuführen. Jonathan Ebken ist froh über die Lösung: „Es hätte weder in einem Verhältnis gestanden, Personal für diese unbefriedigende Aufgabe abzustellen, noch uns selbst tief in die RPA-Technologie einzuarbeiten. Dank der Unterstützung bei der Einrichtung und Integration war die Lösung schnell und einfach implementiert.“

Weniger Aufwand, mehr Transparenz

Heute ist der Bot in der Lage, die Lade- und Abrechnungsdaten aus den verschiedenen Quellen vollautomatisch in übersichtlichen Tabellen aufzuarbeiten. „Innerhalb weniger Sekunden stehen alle relevanten und vor allem exakten Informationen zu den jeweiligen Fahrzeugen bereit – vollkommen automatisiert“, berichtet Dennis Krause. „Wie diese am Ende dargestellt werden, ist individuell anpassbar und sehr nutzerfreundlich. In diesem Fall war weniger mehr: Kennzeichen vs. Kosten.“ Dieser Prozess wird nun monatlich ausgelöst, sobald auch die Abrechnung der externen Dienstleister elektronisch eintrifft. Die Zahlen werden zusammen mit den standorteigenen Daten automatisch den jeweiligen Fahrzeugen zugeordnet und sind direkt verständlich verfügbar. Durch diese Automatisierung spart Meifort nicht nur Zeit und Kosten, sondern erhält auch wertvolle Daten für zukünftige Entscheidungen. „Dank der präzisen Zahlen können wir jetzt genau nachvollziehen, wie sinnvoll beispielsweise weitere Umstellungen auf E-Mobilität sind“, freut sich Jonathan Ebken. Hierzu wurde – unter anderem auf Basis der Bot-Daten – bereits ein dynamisches Dashboard erstellt, was mehrere KPIs vergleicht und visualisiert und so zukünftige Entscheidungen unterstützen soll. Eine elegante Lösung, die nicht nur die notwendige Abrechnung erleichtert, sondern auch strategische Überlegungen ermöglicht und für mehr Transparenz sorgt.

 

 

Weiterdenken und neue Potentiale nutzen

Die erfolgreiche Implementierung des Bots inspiriert bereits zu neuen Ideen. „Ich würde mir wünschen, dass wir das System auch auf unsere anderen Fahrzeuge übertragen, um ein Gesamtbild oder aber die Möglichkeit eines direkten Vergleichs zu haben.“, sagt Jonathan Ebken. Meifort zeigt, wie gut Tradition und Innovation Hand in Hand gehen können – und wie Digitalisierung auch in einem traditionsreichen Unternehmen neue Wege eröffnen kann. Das gelungene Projekt zeigt, Offenheit für Unterstützung und Expertise sowie neue Technologien steigert Effizienzen und Inspiration!

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Dennis Krause
Prozessoptimierung, Robotic Process Automation

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