Wie gewachsene Strukturen zu optimierten Prozessen werden

Unsere Experten und die Luther-Melanchton-Gemeinde Lübeck haben gemeinsam gewachsene Strukturen und Prozesse optimiert.

Unterschiedliche Gottesdienste, Formate für verschiedenste Generationen, die Pflege einer Gedenkstätte, Gemeindeprojekte und der musikalische Schwerpunkt – in der Luther-Melanchton-Gemeinde steht einiges an.  Die vielschichtige Arbeit rund um die Lübecker Gemeinde übernimmt ein Team aus Pastoren und Mitarbeitenden gemeinsam mit einigen ehrenamtlich Engagierten. Viele Ideen wollen über ein breitgefächertes Team hinweg organsiert und kommuniziert, umgesetzt und verstetigt werden. Gesa Hollaender, zuständig für den Mehrgenerationsbereich, und Pastor Thorsten Rose erzählen von täglichen Herausforderungen und wie sie gemeinsam mit dem EDIH.SH Expertenteam rund um Karsten Zwieg aus dem Fachbereich der Prozessanalysen und -visualisierungen gewachsene Strukturen optimieren konnten.

Unser Vorgehen

Workshop
Prozesse
Visualisierung
Optimierung

Herausforderungen

Weniger die aktive Gemeinde, der Ideenreichtum oder gar die Stimmung im Team sind hier ein Problem. Vielmehr liegt viel Arbeit an - auf unterschiedliche Personen, an unterschiedlichen Orten und zu unterschiedlichen Zeiten verteilt. „Das sind alles so gewachsene Strukturen. Das funktioniert erstmal, führt aber zu einem Durcheinander in den Arbeitsabläufen, viel Arbeit im Büro und einer hohen Arbeitslast für alle Mitarbeitenden, auch für die Ehrenamtlichen“, berichtet Pastor Rose.  Das erschwert die Kommunikation und die Planung der kontinuierlichen Aufgaben. Für alle Beteiligten immer einen aktuellen Überblick auf den Stand der Dinge herzustellen – geradezu unmöglich. Es kommt zu Dopplungen und Missverständnissen. Die im alltäglichen Betrieb mitgewachsenen Prozesse machen mehr Arbeit, als dass sie diese erleichtern. Die Energie und Zeit, die hier versickert, wäre an anderer Stelle eine große Bereicherung. Das Team wünscht sich Entlastung und eine Verschlankung der Arbeitsabläufe. Wie und wo Sie dafür ansetzen können, haben Sie gemeinsam mit Karsten Zwieg vom EDIH.SH erarbeitet.

Geht das auch anders?

Der Impuls und Blick von außen durch die kostenfreie Beratung des EDIH.SH bricht die Alltagsstrukturen auf und beginnt hier direkt nach dem Vorgespräch mit einem ersten Workshop. Die Vorbereitung des Sonntagsgottesdienstes dient als Prozessbeispiel aus dem breiten Aufgabenbereich der Gemeinde. Die gemeinsame Visualisierung und viele Nachfragen der Experten machen immer klarer, welche Teilschritte, wo zu vermeidbaren Herausforderungen führen. Insbesondere die vielen Übergaben und Kopien von einem System oder Format auf ein anderes, fallen ins Auge. Karsten Zwieg stellt fest: “Als Expertenteam konnten wir zeigen, dass auch eine Kirchengemeinde Bedarf für Software und für Datenmanagement hat.  Es macht Sinn zu schauen, welche Anforderungen bestehen, welche Datentypen erhoben werden und auch in welchen Zeiträumen. So kann ein unnötiges Programm vermieden werden, was einfach zu kostenintensiv wäre.“ Auf Grundlage dieses offenen Austauschs bereitet das EDIH.SH Team die Erkenntnisse für die Auswertung und Aufbereitung in der Prozessvisualisierung auf. Im zweiten Workshop wird diese der Kirchengemeinde Lübeck präsentiert. Gemeinsam werden Einzelheiten überarbeitet und das finale Ergebnis, sowie Handlungsempfehlungen zur Verfügung gestellt.

AUSBLICK: Verstetigung und langfristige Entlastung

Das Team der Kirchengemeinde berichtet nicht nur von hilfreichen Impulsen und klargewordenen Handlungsbedarfen, sondern auch von einem guten Teamerlebnis. Sich Zeit genommen zu haben, alle Details einmal vor Augen zu führen und insbesondere die Fragen der Experten, führten zu wertvollen Erkenntnissen. Die entstandene Prozessvorlage dient als Blaupause ähnlicher und zukünftiger Projekte. Vor allem eine Vereinfachung und Bündelung der Arbeitsschritte durch die Unterstützung und das Fachwissen des EDIH.SH Teams, helfen bei der gewünschten Entlastung. Gesa Hollaender schaut damit positiv auf die anstehenden Arbeitsaufträge: „Wir haben davon sehr profitiert, dass wir uns Hilfe und Fachwissen von außen geholt haben!“ Das Team der Gemeinde will nun als nächstes die eigenen Anforderungen festlegen und im Anschluss passende Systeme für eine digitale Zusammenarbeit und Planung testen. Wenn klar ist, was eine solche Software erfüllen muss, bleiben unnötige Kosten für suboptimale Technik aus.

Wir wünschen weiterhin gutes Gelingen und danken für das Vertrauen!

Karsten Zwieg
Nachhaltigkeitsanalyse, -reporting, Wirtschaftlichkeitsberechnung

+49 451 300 5711
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