Eine der wichtigsten Schnittstellen im Unternehmen ist die Verwaltung. Sie ist zentrale Komponente für die reibungslose Abwicklung interner Prozesse. Abteilungsübergreifend laufen hier zahlreiche Vorgänge zusammen und viele davon nach einem schematischem Bearbeitungsverfahren ab. Im Zertifizierungsunternehmen Moeller Operating Engineering GmbH (M.O.E.) aus Itzehoe wird die 9-köpfige Verwaltungsabteilung gerne als Herz des Unternehmens gesehen, das den restlichen Organismus bestmöglich versorgt. „Bei uns laufen schon mindestens 95% aller Prozesse digital ab“, weiß Abteilungsleiterin Lena Klapprodt. Seit kurzem erfreuen sie sich zusätzlich an einer automatisierten Unterstützung. Gerade für wiederkehrende, schematische Prozesse, gibt es Möglichkeiten, um Automatisierungen zu implementieren. Experte Dennis Krause vom EDIH.SH aus dem Bereich Prozessoptimierung und RPA konnte in diesem konkreten Anwendungsfall unterstützen, um Ressourcen einzusparen.
Eine besonders zeitintensive und eintönige Aufgabe in der Abteilung waren bisher die sogenannten Zahlläufe und das Hochladen von abgelegten Rechnungen in das Programm DATEV. „Dienstags und donnerstags habe ich festgelegte Uploadtage eingerichtet. Jeder Beleg – Rechnungsein- wie -ausgang – musste kontrolliert werden. Sofern er in der richtigen Rubrik ablag und die richtige PDF-Bezeichnung hatte, bekam er einen digitalen Stempel und wurde neu abgespeichert. Am Ende habe ich alle Belege in DATEV entsprechend hochgeladen. Das kostete richtig Zeit. Je Upload gern 1 bis 1,5 Stunden.“, berichtet Tanja Keil. Umso engagierter ist sie dabei, als ihre Teamleitung mit der Expertise aus dem EDIH.SH und der Idee einer Bot-Implementierung auf sie zukommt. Um eine Lösung zu finden, ist es für den Experten wichtig zu verstehen, welche Arbeitsschritte, wie vorgenommen wurden. Gleichzeitig geht es um einen Wissensaustausch: In gemeinsamen Onlineterminen lernt auch die spätere Anwenderin mehr über das Arbeiten von und mit Bots. Ergänzt wurde das durch einen Vorortbesuch unseres Experten. Damit entstand eine gute Basis für die weitere Umsetzung und das folgende Aufsetzen, Verproben und Implementieren des Bots.
Mit der detaillierten Dokumentation des bestehenden Prozesses war der Anforderungskatalog an den Bot definiert. So konnte gemeinsam mit Dennis Krause der Bot kostenfrei aufgesetzt werden: „Besonderes Augenmerk lag auf kleineren technischen Herausforderungen und auf den genauen Dateibezeichnungen. Nach den ersten Tests haben wir eine Zeitverzögerung nachgerüstet, um die reibungslose Verknüpfung zu DATEV zu ermöglichen.“ Auch für den bisherigen Extraschritt des Stempelns wurde eine Lösung in Form eines automatisierten Dokuments gefunden. Dieses stellt nach dem Upload alle nötigen Informationen bereit. Den Bot kostenneutral zu implementieren und reibungslos in den Arbeitsalltag zu integrieren, gelang auch deshalb so erfolgreich, weil die Mitarbeitenden einzelne Schritte des Prozesses hinterfragt und wenn nötig angepasst haben. Mit einem tollen Ergebnis:
Die Zeit, die wöchentlich aufgewendet werden musste, reduzierte sich von 2-3 Stunden auf lediglich 10 Minuten. Tanja Keil kann sich nun wertschöpfenderen Aufgaben widmen und freut sich regelrecht dem Bot bei der Arbeit zuzuschauen. Das Verwaltungsteam von M.O.E. hat sich ganz bewusst gemeinsam Zeit genommen und sowohl die Automatisierung des Prozesses als auch den Weg dahin als sehr gewinnbringend wahrgenommen: „Den Gestaltungsspielraum innerhalb des eigenen Aufgabenbereichs durch derartige Lösungen vor Augen geführt zu bekommen, war ein besonderes Teamerlebnis.“ Mit dem Einsatz von Bots werden nicht nur die Arbeitszeit und Fehler reduziert. Das Projekt hat die Zufriedenheit der Mitarbeitenden stark gehoben. Alle Beteiligten sind sich einig, dass der geringe Invest an Zeit, Offenheit für Neues und der Bereitschaft, Einblicke in ihre Prozesse zu gewähren, sich im Verhältnis zum Erfolg gelohnt hat. Das Team kann sich sehr gut vorstellen, den Bot weiter auszubauen oder weitere Lösungen für die Automatisierung einzusetzen. Lena Klapprodt weiß, dass es manchmal Überwindung kostet und freut sich umso mehr, den Schritt gewagt zu haben: „Mit Wachstum und Veränderungen im Unternehmen wachsen und verändern sich auch die Prozesse und Abläufe. Damit auch in Zukunft alles wie gewohnt reibungslos funktioniert, lohnt sich der Blick auf Innovationen, nicht nur in Bezug auf Effizienzsteigerungen, sondern sicher auch hinsichtlich eines attraktiven, fortschrittlichen und gemeinschaftlichen Arbeitsumfelds – für jedes Unternehmen, jeden Mitarbeitenden aber auch und vielleicht gerade für die Verwaltung!“
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