Kurt Jens Feinmechanik ist ein seit 1987 bestehendes Unternehmen mit Sitz in Gettorf, nahe Kiel. Das Unternehmen ist spezialisiert auf die Herstellung präziser Fräs- und Drehteile, gefertigt auf CNC-gesteuerten Bearbeitungszentren. Es bietet individuelle Lösungen für Einzelteil-, Serien- und Baugruppenfertigungen und verarbeitet Materialien wie Aluminium, Messing, Kunststoff, Stahl, Edelstahl und Titan. Das kleine Team mit weniger als zehn Mitarbeitenden deckt ein breites Aufgabenspektrum ab. Jeder Arbeitsschritt ist eng aufeinander abgestimmt, und die Prozesse müssen reibungslos ineinandergreifen. Dabei ist der Betrieb immer offen für passende Systeme, die den Arbeitsalltag sinnvoll ergänzen und erleichtern. In Zusammenarbeit mit dem EDIH.SH konnte Kurt Jens Feinmechanik kürzlich einen wichtigen Arbeitsschritt automatisieren: die Sortierung und Ablage von E-Mail-Bestellungen für eine korrekte Grundlage für die Weiterverarbeitung.
Täglich treffen mehrfach Fertigungsunterlagen per Email in Form von unterschiedlichsten Anhängen ein – teils als neue, noch unbekannte Zeichnungen, teils als bereits bekannte und direkt weiterverarbeitbare Aufträge. Ersteres erfordert das manuelle Erstellen von Ordnern und das korrekte Abspeichern der zugehörigen Zeichnungen. Eine für die Kundenzufriedenheit und weitere korrekte Fertigung wichtige Aufgabe, die jedoch größtenteils und in der Summe aus zeitfressenden Schritten wie Copy-Paste, Benennen und Abspeichern besteht.
Damit die auftragsbezogenen Informationen stets zeitnah weiterverarbeitet werden können, unterbricht dieser Prozess zudem häufig andere wichtige Arbeiten. „Ein klassischer Anwendungsfall für eine botbasierte Automatisierung – attraktiv, weil sie Zeit und Ressourcen spart.“, weiß EDIH.SH Experte Dennis Krause. „Gerade für kleine Betriebe eine gute Lösung und motivierend dabei unterstützen zu können!“. Denn gerade hier fehlt die Kapazität, sich neben dem vollen Betriebsalltag auch noch das nötige fachfremde Know How anzueignen. „Die Idee, was überhaupt möglich ist, hätten wir nicht gehabt! Da hilft der Zugang zu externem Wissen oder auch bereits die Inspiration von außen enorm weiter!“ freut sich Undine Jens.
Hand in Hand konnten so Experte und Unternehmen den ungeliebten Prozess zunächst genaustens dokumentieren, sodass die einzelnen Schritte, mögliche Filter und vor allem die vielen verschiedenen Dateibenennungen und -formate später vom Bot korrekt bearbeitet werden können. Diese Anforderungen wurden idealerweise vom Team von Kurt Jens Feinmechanik in Form von Beispieldateien und -szenarien zu Verfügung gestellt. Eine hilfreiche Grundlage für erste Tests und Fehleranalysen. „Herausfordernd waren vor allem unsere deutschen Umlaute in Dateinamen. Aufgrund der Eigenheiten von Power Automate Desktop stellten deutsche Umlaute und ZIP-Dateien eine Herausforderung dar und bedurften einer kreativen Lösung.“, berichtet Dennis Krause. Nach drei Entwicklungsrunden und entsprechenden Tests wurde der Bot direkt vor Ort im Betrieb implementiert. So konnten auch letzte Probleme beseitigt und die reibungslose Nutzung sichergestellt werden. „Der Bot erstellt nun automatisiert neue Ordner für jeden bislang nicht erfassten Kundenauftrag und sortiert dabei die relevanten Datenanhänge direkt ein.“, Undine Jens kann durch die Entlastung ihre Aufgabenbereiche nun effizienter abarbeiten.
Seit Herbst 2024 läuft der Bot erfolgreich im Arbeitsalltag und hat die manuellen Arbeitsschritte erheblich reduziert. Bis Januar 2025 wurden circa 130 Elemente automatisch erfasst und verarbeitet. „Der Bot ist viel genauer in der Erfassung und erkennt sofort, ob eine Datei bereits existiert“, berichtet Undine Jens. „Natürlich hängt das von einer konstanten Benennung ab, was dazu geführt hat, dass sich auch unsere manuellen Eingriffe vereinheitlicht haben. Insgesamt haben wir jetzt mit weniger Aufwand ein vergleichbareres Dokumenten- und sauberes Auftragsmanagement. Das macht Lust auf mehr smarte Lösungen!“
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